Vertretungen für Feiertage und Urlaubszeiten im Hinweisgebersystem organisieren

Die bevorstehenden Feiertage und Urlaubszeiten stellen viele Unternehmen vor die Herausforderung, die Betreuung des Hinweisgebersystems auch während der Abwesenheit von Schlüsselpersonen sicherzustellen. Damit eingehende Hinweise nicht unbeantwortet bleiben und die gesetzlichen Fristen eingehalten werden, empfiehlt es sich, Abwesenheiten rechtzeitig zu erkennen und gegebenenfalls Vertretungen zu organisieren.

Zudem bietet das hintcatcher Hinweisgebersystem mit der Funktion der automatischen Eingangsbestätigung eine praktische Möglichkeit, Hinweisgebern auch während Abwesenheiten eine automatische Bestätigung zu senden.

Was ist zu beachten?

• Klären Sie frühzeitig, wer während der Abwesenheit von einzelnen Teammitgliedern für die Bearbeitung und Betreuung der Hinweise in Ihrem Hinweisgebersystem zuständig ist
• Prüfen Sie, ob die Vertretung Zugriff auf das Hinweisgebersystem und alle relevanten Informationen hat
• Dokumentieren Sie die Vertretungsregelung und informieren Sie Ihr Team entsprechend
• Aktivieren Sie bei Bedarf die automatische Eingangsbestätigung in Ihrem hintcatcher System, um Hinweisgebern auch während Abwesenheiten eine Bestätigung zu senden

Vertretungen Zugriff auf das hintcatcher Hinweisgebersystem erteilen

Um sicherzustellen, dass Vertretungen während der Abwesenheit von Teammitgliedern in Ihrem hintcatcher Hinweisgebersystem tätig werden können, sollten diese vor einer anstehenden Abwesenheit durch bestehende Administrator-Fallbearbeiter Ihres hintcatcher Systems in Ihr Hinweisgebersystem als Fallbearbeiter eingeladen werden und dem System als Fallbearbeiter beitreten, sofern diese noch nicht als Fallbearbeiter dem System beigetreten sind.

So können Sie sicherstellen, dass auch während einer Abwesenheit der primären Fallbearbeiter die Hinweise in Ihrem hintcatcher System weiterhin fristgerecht durch die Vertretungen bearbeitet werden können.

In hintcatcher können bestehende Administrator-Fallbearbeiter über die Benutzerverwaltung einfach neue Fallbearbeiter und somit auch Vertreter als Fallbearbeiter einladen. Diese Funktion ermöglicht es, schnell und unkompliziert temporäre oder dauerhafte Fallbearbeiter hinzuzufügen, ohne komplizierte Einrichtungsprozesse durchlaufen zu müssen.

Weitere Informationen zum Einladen von Fallbearbeitern sowie zum Benutzermanagement finden Sie in unserer Knowledgebase zum Benutzermanagement.

Automatische Eingangsbestätigung mit hintcatcher

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung der automatischen Eingangsbestätigung in hintcatcher. Diese Funktion steht Ihnen ab dem hintcatcher PLUS Plan zur Verfügung und ermöglicht es, Hinweisgebern nach Eingang ihres Hinweises automatisch eine Eingangsbestätigung zu senden.

Damit erhalten Hinweisgeber nach Eingang ihres Hinweises automatisch eine Eingangsbestätigung, auch wenn gerade kein Fallbearbeiter verfügbar sein sollte. So stellen Sie sicher, dass trotz Abwesenheiten die gesetzlichen Fristen für die Eingangsbestätigung jederzeit eingehalten werden.

Die automatische Eingangsbestätigung können Sie ganz einfach in den Einstellungen Ihres hintcatcher Systems aktivieren. Weitere Informationen zur Konfiguration der automatischen Eingangsbestätigung finden Sie in unserer Knowledgebase zur automatischen Eingangsbestätigung.

Tipp: Sie können die automatische Eingangsbestätigung jederzeit selbstständig wieder deaktivieren. Dies erlaubt es, die automatische Eingangsbestätigung bei Bedarf auch nur temporär während der Feiertage zu aktivieren und nach den Feiertagen wieder zu deaktivieren.

Fazit

Planen Sie Ihre Abwesenheitszeiten und Vertretungen rechtzeitig und nutzen Sie die Vorteile der automatischen Eingangsbestätigung, um auch während der Feiertage und Urlaubszeiten einen reibungslosen Ablauf im Hinweisgebersystem unter Einhaltung der Fristen zu gewährleisten.

Hinweis: Trotz sorgfältiger Recherche handelt es sich um keine Rechtsberatung, Informationen basieren teilweise auf Gesetzesentwürfen. Änderungen vorbehalten.